Der Zielevierklang

Qualität

Vermeidung von Fehlern

Definierte Standards
Fokus auf die Kunden
Beherrschung der Prozesse
Optimale Datenqualität

Wirtschaftlichkeit

Verringerung der Kosten

Steigerung der Produktivität
Weniger Doppelarbeit
Effizientere Flächennutzung
Verbessertes Büromaterial-management

Geschwindigkeit

Verminderung der Durchlaufzeit

Vereinfachte Prozesse
Abbau von Schnittstellen
Eliminieren der Engpässe
Vermeiden von Wartezeiten

Motivation

Einbeziehung der Kunden/Mitarbeiter

Aktives Einbinden
Mitverantwortung
Umsetzung von Ideen und Verbesserungen
Klare Zielsetzung
Definierte Prozesse

Der Nutzen und die Ziele von Office Excellence sind vielschichtig. Wenn im ersten Level der Nutzen eher darin liegt, dass der persönlich Arbeitsdruck vermindert wird und wiederkehrende Routinetätigkeiten weniger Verlustzeiten verursachen, so liegen die Ziele bei der Prozessoptimierung oft in der Verkürzung der Durchlaufzeiten.

Folgende Verbesserungen können als realistische Zielsetzung in Angriff genommen werden:

Level 1:
10% persönliche Produktivität

Nutzen: Entlastung von wiederkehrenden Routinetätigkeiten ca. 10% pro Mitarbeiter spürbar in Überstundenbelastung – Qualität der Arbeit

Level 2:
10% Arbeitszeiteinsparung

Nutzen: Reduzierung der Bearbeitungszeiten, Wartezeiten, Doppelarbeit, Beschleunigung von Entscheidungen, Datenzugriff, …

Level 3:
10% Produktivität in den Prozessen

Nutzen: Halbierung der Durchlaufzeiten der Prozesse, Vermeidung von Fehlern, Produktivitätssteigerung bei der Bearbeitung

Bei der Bewertung von Erfolgen haben sich in den Projekten folgende Berechnungsfaktoren bewährt: